Vom Befund zum Aktenvermerk: Prüfbericht und Vermerk mit Piloti
Im Büro zählt, was im Akt steht, wer es freigegeben hat und worauf es sich stützt. Piloti macht aus belegten Antworten Prüfberichte, Aktenvermerke und Protokolle, mit Fassungen und Freigabe im Eingang.
Kurz gesagt
Piloti schreibt aus einer Tiefenrecherche einen Prüfbericht mit Urteil und Befundmatrix, der im Projekt unter „Berichte“ liegt, und entwirft Aktenvermerke, Protokolle, Checklisten und Flächenaufstellungen, die Sie im Gespräch überarbeiten und über die Freigabe in den Akt bringen. Die Fundstellen bleiben im Dokument, und jede Antwort lässt sich als Word herunterladen, Berichte auch als PDF.
Was Piloti liefert
- Einen Prüfbericht
- Das Urteil zuerst, dann eine Befundmatrix: jede geprüfte Anforderung mit Quelle und Ergebnis.
- Entwürfe in Büroform
- Aktenvermerk, Protokoll, Checkliste, Flächenaufstellung, in Form und Schwerpunkt so, wie es die ständigen Anweisungen Ihres Büros festlegen.
- Word zum Weiterarbeiten
- Jede Antwort lässt sich als Word-Datei herunterladen, Berichte auch als PDF.
- Abläufe als Diagramm
- Verfahren, Übergaben und Termine zeichnet Piloti als Diagramm, wo der Vermerk sie braucht.
Warum das mehr ist als Schreibarbeit
Ein Aktenvermerk hält fest, was entschieden wurde und warum. Er ist das Erste, was jemand liest, wenn eine Frage wiederkommt: vor der Bauverhandlung, bei der Übergabe an eine neue Projektleitung, im Streit mit der Bauherrschaft. Ein Vermerk ohne Fundstelle ist dann eine Behauptung, und einen ohne Freigabe kann niemand einordnen.
Deshalb schreibt Piloti Dokumente aus dem, was im Projekt belegt ist. Die Fundstellen bleiben im Dokument, die Fassungen bleiben nachvollziehbar, und was Piloti geschrieben hat, wird erst dann zur zitierbaren Quelle, wenn Ihr Büro es freigegeben und veröffentlicht hat. Bis dahin ist es ein Entwurf, und Piloti behandelt es so.
Vom Auftrag zum freigegebenen Dokument
- 01
Auftrag geben
Als Frage oder als Aufgabe mit Termin: „Mach den Einreichcheck bis Freitag.“ Wiederkehrendes planen Sie ein: „Prüf das jeden Montag.“ Aufgaben laufen unter Ihrem Namen und mit Ihren Rechten.
- 02
Die Tiefenrecherche planen
Für eine größere Frage legt Piloti zuerst einen Plan vor, den Sie ändern, bevor die Recherche beginnt.
- 03
Den Bericht ablegen
Der Bericht liegt im Projekt unter „Berichte“, mit Urteil und Befundmatrix, als PDF oder Word exportierbar.
- 04
Befunde weitertragen
Befunde werden zu Fakten oder offenen Punkten im Projektgedächtnis. „Klären“ macht aus einem offenen Punkt eine eigene Aufgabe.
- 05
Den Vermerk entwerfen
Piloti entwirft Aktenvermerk, Protokoll, Checkliste oder Flächenaufstellung und überarbeitet sie im Gespräch. Jede Datei hat Fassungen.
- 06
Freigeben
In der Inbox: Freigeben, Änderungen anfordern oder Ablehnen. Erst ein freigegebenes und veröffentlichtes Dokument zieht Piloti später als Quelle heran.
Was Piloti von Ihnen braucht
- Das Projekt mit seinen Unterlagen: Pläne, Bescheide, frühere Vermerke.
- Was festgehalten werden soll, in einem Satz: die Entscheidung, die Frage, der Termin.
- Ständige Anweisungen für Form und Schwerpunkt, wenn Ihr Büro eine feste Gliederung hat.
- Wer im Büro freigibt.
Gut zu wissen
Ein Aktenvermerk wird durch Ihre Freigabe zum Dokument Ihres Büros; Unterschrift und fachliche Verantwortung bleiben bei den Planenden. Ständige Anweisungen bestimmen Form und Schwerpunkt, die Anforderungen zitiert Piloti aus der Quelle. Fehlt für einen Vermerk eine Unterlage, sagt Piloti das.
Häufige Fragen
Kann eine KI einen Prüfbericht erstellen?
Sie kann einen Bericht aus belegten Befunden zusammenstellen. Piloti legt ihn im Projekt ab, mit Urteil, Befundmatrix und Fundstellen, exportierbar als PDF oder Word. Prüfen und freigeben muss ihn eine fachkundige Person im Büro.
Wie schreibt Piloti einen Aktenvermerk automatisch?
Aus dem Gespräch und den Unterlagen im Projekt: Sie sagen, was festgehalten werden soll, Piloti entwirft den Vermerk mit den Fundstellen und überarbeitet ihn nach Ihren Anmerkungen. Über die Freigabe in der Inbox kommt er in den Akt.
Wird ein Dokument von Piloti automatisch zur Quelle?
Nein. Erst wenn Ihr Büro es freigegeben und veröffentlicht hat, zieht Piloti es in späteren Antworten als Quelle heran. Bis dahin ist es ein Entwurf mit Fassungen.
Kann ich die Form meines Büros vorgeben?
Ja, über ständige Anweisungen: Sie legen Form und Schwerpunkt fest, etwa Gliederung, Kopf und was immer dazugehört. Eigene Arbeitsweisen Ihres Büros legen Sie im Skill-Editor an.